Порядок обращения с информацией ограниченного распространения

В соответствии с п. 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 (далее – Положение), на документах (и на их проектах) и приложениях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

При необходимости включения в документ частей документа или отдельных приложений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, пометка «Для служебного пользования» дополняется отметкой «без служебной информации ограниченного распространения – доступ не ограничен» или «без приложений – доступ не ограничен». В этом случае перед частями документа, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» (допускается использование пометки «ДСП»).

Согласно п. 2.1 Положения необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Номер экземпляра не проставляется на электронных документах и подлинниках документов, подписанных собственноручной подписью в единственном экземпляре.

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации (п. 2.2 Положения).

Соответственно, на документах, их проектах и приложениях, а также на частях документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» или «ДСП», которая вместе с номером экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. При этом проставление указанной пометки определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а прием и учет (регистрация) таких документов осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

На основании п. 2.3 Положения документы с пометкой «Для служебного пользования»:

• создаются в виде электронных документов или в случае служебной необходимости изготавливаются на бумажном носителе и иных материальных носителях с учетом требований, предусмотренных инструкциями по делопроизводству в организациях;
• учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру документа при необходимости добавляется пометка «ДСП»;
• размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Изготовление, обработка и хранение электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также обмен указанными документами между организациями осуществляются с использованием систем электронного документооборота или иных программных (программно-аппаратных) решений, отвечающих требованиям информационной безопасности, установленным законодательством Российской Федерации, и требованиям о защите информации, предусмотренным соответствующим федеральным законом.

Обмен электронными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, между организациями осуществляется в соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2021 № 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

При изготовлении документа с пометкой «Для служебного пользования» на бумажном носителе на обороте последнего листа каждого экземпляра документа или в учетных формах указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и лица, отпечатавшего документ, и дата печатания документа.

Документы с пометкой «Для служебного пользования» на бумажном носителе и иных материальных носителях:

• хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);
• передаются работникам подразделений под расписку;
• пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ, в порядке, предусмотренном инструкциями по делопроизводству в организациях (п. 2.4 Положения).

Таким образом, документы с пометкой «Для служебного пользования» могут создаваться как в электронном виде, так и на бумажных носителях, размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя с поэкземплярным учетом. Указанные документы в электронном виде хранятся и передаются с использованием систем электронного документооборота, отвечающих требованиям информационной безопасности, установленным законодательством, на бумажных носителях – хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах), передаются работникам подразделений под расписку, пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Одновременно с этим, в силу п. 2.5 Положения исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

На основании п. 2.6 Положения уничтожение дел и документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в порядке, предусмотренном локальными нормативными актами в организациях, в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, либо по иным основаниям, установленным в организации. Уничтожение дел и документов осуществляется путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановления содержания документов, о чем в учетных формах делаются соответствующие отметки, предусмотренные локальными нормативными актами организаций.

Уничтожение электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, производится с применением устройств уничтожения, сертифицированных по требованиям безопасности информации, путем механического нарушения целостности электронного носителя информации, не позволяющего произвести считывание или восстановление, или удаления с электронных носителей информации методами и средствами удаления остаточной информации без возможности восстановления с учетом требований, указанных выше.

Следовательно, уничтожение документов с пометкой «Для служебного пользования» как на электронном, так и на бумажном носителях осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами методами, исключающим возможность восстановления содержания документов либо возможность считывания, восстановления, удаления с электронных носителей информации.

В тоже время, согласно п. 2.7 Положения передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому, печать на бумажном носителе электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, копирование документов с пометкой «Для служебного пользования», направление (перенаправление) документов с пометкой «Для служебного пользования», в том числе поступивших в организации из иных органов и организаций, осуществляются с разрешения руководителя организации, в которой обрабатываются и хранятся данные документы, или уполномоченного должностного лица.

Получение согласия должностного лица, подписавшего документы с пометкой «Для служебного пользования», для выполнения указанных действий не требуется, если иное не указано в документе.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования» на бумажном носителе или иных материальных носителях, составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем (п. 2.8 Положения).

В свою очередь, в силу п. 2.9 Положения проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» на бумажном носителе или иных материальных носителях проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов. Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий на бумажном носителе или иных материальных носителях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию. На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда (п. 2.10 Положения).

Учитывая вышеизложенное, можно заключить, что любая обработка документа с пометкой «Для служебного пользования» осуществляются с разрешения руководителя организации или соответствующего должностного лица, при этом организации обязаны специально созданными комиссиями осуществлять проверку наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» на бумажном носителе или иных материальных носителях не реже одного раза в год.

В заключение, следует отметить, что в соответствии с п. 2.11 Положения снятие пометки «Для служебного пользования» осуществляется на основании решения должностного лица, установившего указанную пометку, либо должностного лица вышестоящей организации, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, а также на основании решения вышестоящего руководителя в порядке, предусмотренном инструкциями по делопроизводству в организациях. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Таким образом, для снятия пометки «Для служебного пользования» необходимо решение должностного лица, установившего указанную пометку, либо должностного лица вышестоящей организации, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, либо вышестоящего руководителя в порядке, предусмотренном инструкциями по делопроизводству в организациях.