Нормативные требования к личным делам работников

На основании ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч.ч. 1 и 1.1 ст. 23 Закона об архивном деле.

Так, согласно ч. 3 ст. 6 Закона об архивном деле уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень).

На основании п. 445 Перечня личные дела руководителей и работников организаций входят в состав управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и относятся к документам кадрового обеспечения.

Таким образом, необходимость формирования личного дела работника предусмотрена законодательством в области архивного дела. При этом трудовым законодательством такая обязанность не предусмотрена.

В свою очередь, согласно п. 445 Перечня виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации.

По нашему мнению, в личное дело необходимо вкладывать документы работников, связанные с его трудовой деятельностью, предоставлением льгот и компенсаций и пр., например:

• заявления (о приеме на работу, об увольнении, о переводах, о предоставлении отпусков и др.);
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы (о приеме на работу, об увольнении, о переводах, о направлении в командировки, о предоставлении отпусков и т.д.);
• анкеты;
• копии документов об образовании и повышении квалификации;
• различные соглашения (договор о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны и пр.).

Соответственно, работодатель самостоятельно в локальном нормативном акте устанавливает документы, входящие в состав личного дела работников. Полагаем, что в первую очередь в личное дело необходимо включать документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.

Следует отметить, что при хранении документов в личном деле от работника должно быть получено согласие на хранение и обработку персональных данных. К такому выводу пришел Роструд в своем Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г.

Одновременно с этим, в силу ч. 5 ст. 14 Закона об архивном деле государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила).

Согласно пп. «г», «ж» п. 49 Правил личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации и отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено (п. 58 Правил).

Также для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе, в том числе личных, составляется внутренняя опись документов дела (пп. «г» п. 50, п. 54 Правил).

Учитывая вышеизложенное, личное дело работника формируется на каждого работника из хронологически расположенных документов, образующихся в течение всего времени трудовой деятельности работника у конкретного работодателя, с составлением описи указанных документов.

В тоже время, в соответствии с ч.ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет.

По истечении указанных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов (ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле).

Следует отметить, названные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле).

Вместе с тем, согласно п. 445 Перечня личные дела руководителей и работников организаций подлежат хранению 50/75 лет.

Таким образом, личные дела работников, законченные до 01.01.2003, хранятся 75 лет, законченные после 01.01.2003 – 50 лет.